Saiba como fazer uma gestão efetiva de notas fiscais em seu comércio
O processo de armazenamento de notas fiscais é muito importante para evitar problemas com a receita federal. Aprenda a fazer uma gestão segura desses documentos!
As notas fiscais são documentos essenciais para o controle financeiro de qualquer empresa, especialmente no comércio. Entretanto, gerenciar esse fluxo de informações pode se tornar um desafio para muitos gestores.
A gestão adequada de notas fiscais é fundamental para qualquer comércio que deseja manter sua operação legal e eficiente.
É importante ter um controle efetivo de notas fiscais para evitar prejuízos e garantir a conformidade com a legislação tributária.
Todo o processo de notas fiscais necessita de um cuidado especial, desde a emissão até o arquivamento correto dos documentos.
Qualquer erro com esse processo pode gerar retrabalho ou até consequências piores, como multas por irregularidades com a Receita Federal, afetando a saúde financeira do comércio.
Nesse artigo, vamos fornecer dicas e estratégias para um controle efetivo de notas fiscais no comércio, visando a otimização de processos financeiros e a prevenção de problemas fiscais. Confira!
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Dicas de como organizar as notas fiscais
Esse procedimento é extremamente importante, como já foi destacado anteriormente. Aqui, vamos à prática, elencando algumas dicas de como realizar de forma efetiva essa gestão das notas fiscais:
- Definir como processo de trabalho: a primeira atitude para tornar isso uma ação efetiva é definir como prioridade. Ou seja, introduza na rotina essa atividade de organizar as notas fiscais. Pode ser em um momento do dia, em alguns momentos da semana ou do mês. Isso precisa ser feito, pois evita perdas, desorganização e esquecimentos.
- Verificar a autenticidade das notas: não é duvidando de colaboradores e clientes, mas esse processo é importante. Traz segurança fazer a conferência para que o armazenamento seja feito com documentos certamente autenticados. Erros acontecem, e conferir antes evita que isso vire problema lá na frente.
- Armazenar os documentos na nuvem ou em softwares: guardar arquivos no computador não é mais uma prática tão moderna. Além de evitar perder as notas por fatores externos, como problema no HD da máquina, por exemplo, o acesso fica mais fácil, pois é possível acessar os documentos em diferentes dispositivos. Backups também são importantes.
Ainda sobre o armazenamento, é crucial destacar a importância do método utilizado. Uma prática recomendada é armazenar em pastas separadas, identificadas com nomes e datas, isso tudo para facilitar o acesso e organização das informações.
Existe um tempo adequado para armazenar notas fiscais?
A recomendação é que o arquivo fique armazenado por cinco anos.
Destaca-se também que a parte mais importante de armazenamento é o arquivo XML, o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) não é tão necessário.
Contábil Silva & Silva: podemos te ajudar com qualquer demanda do universo contábil!
Após entender como é importante colocar essa organização das notas fiscais em prática, tenho certeza que o seu comércio poderá ficar muito mais seguro em relação aos problemas fiscais.
E para aumentar ainda mais a segurança e o controle do seu negócio, nós, da Contábil Silva & Silva, estamos aqui para te ajudar com qualquer problema ou demanda contábil que você tiver em seu comércio.
Estamos à sua disposição!